CRM CESOP

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEGLI UTENTI DEL CRM

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), vengono di seguito fornite le informazioni relative al trattamento dei dati personali degli utenti autorizzati ad accedere alla piattaforma crm.cesop.it.

crm.cesop.it è la piattaforma gestionale utilizzata da CESOP Communication S.r.l. per la gestione delle proprie attività operative, amministrative e organizzative.
L’accesso alla piattaforma è riservato ai dipendenti, collaboratori, consulenti e agli altri soggetti espressamente autorizzati in relazione alle rispettive funzioni e responsabilità.
La piattaforma è stata sviluppata secondo i principi della privacy by design e by default ed è concepita in modo tale che i dati personali trattati siano gestiti in conformità alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali degli utenti della piattaforma è CESOP Communication S.r.l., con sede in Via San Felice 13, 40122 - BOLOGNA.

Nell’ambito dell’erogazione, gestione tecnica, manutenzione e assistenza della piattaforma, i fornitori dei relativi servizi informatici possono trattare dati personali per conto del Titolare, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

Per consentire la creazione, l’abilitazione e la gestione dell’account utente, la piattaforma può trattare dati personali quali nome, cognome, indirizzo email, recapiti professionali, azienda o struttura di appartenenza, ruolo, funzione, profilo autorizzativo e altre informazioni necessarie all’identificazione dell’utente e all’attribuzione delle corrette autorizzazioni di accesso.

Durante l’utilizzo della piattaforma vengono inoltre trattate informazioni tecniche e operative connesse all’accesso e all’utilizzo del sistema, quali indirizzo IP, data e ora degli accessi, identificativi di sessione, esito delle autenticazioni, operazioni effettuate e log applicativi e di sicurezza.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E NECESSITÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

I dati personali degli utenti sono trattati per le seguenti finalità:

• creazione, attivazione e gestione degli account personali;
• identificazione e autenticazione degli utenti autorizzati;
• attribuzione e gestione dei profili, dei ruoli e delle autorizzazioni di accesso;
• consentire l’utilizzo delle funzionalità della piattaforma in relazione alle mansioni, agli incarichi o alle attività assegnate;
• garantire la sicurezza informatica, l’integrità e la disponibilità dei sistemi e delle informazioni;
• prevenire e rilevare accessi non autorizzati, utilizzi impropri, anomalie, incidenti di sicurezza o tentativi di frode;
• assicurare la tracciabilità delle operazioni effettuate sulla piattaforma, ove necessaria per esigenze di sicurezza, organizzative, amministrative, contrattuali o normative;
• fornire assistenza tecnica e applicativa agli utenti;
• adempiere agli obblighi di legge e alle esigenze di accountability del Titolare.

Il conferimento dei dati necessari alla creazione e gestione dell’account è indispensabile per consentire l’accesso alla piattaforma.
L’eventuale impossibilità di trattare tali dati comporta pertanto l’impossibilità di utilizzare il CRM e le relative funzionalità.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I trattamenti sopra descritti sono effettuati, a seconda dei casi, in quanto necessari all’esecuzione del rapporto di lavoro, collaborazione o incarico cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure ad esso connesse, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento UE 2016/679; per adempiere a obblighi legali cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c); nonché, ove applicabile, per il perseguimento dei legittimi interessi del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), con particolare riferimento alla sicurezza informatica, alla protezione del patrimonio informativo, alla continuità operativa, alla prevenzione delle frodi e alla tutela dei propri diritti.

Il trattamento dei dati personali necessario all’utilizzo della piattaforma non è pertanto basato sul consenso dell’interessato.

DATI DI ACCESSO, UTILIZZO E LOG DELLA PIATTAFORMA

Per esigenze di sicurezza, continuità operativa, assistenza tecnica e tracciabilità delle operazioni, il sistema può registrare automaticamente informazioni relative agli accessi e alle attività effettuate dagli utenti.

Tali informazioni possono comprendere, a titolo esemplificativo, l’identificativo dell’utente, l’indirizzo IP, la data e l’ora di accesso e disconnessione, l’esito dei tentativi di autenticazione, le funzionalità utilizzate e le operazioni effettuate sui dati e sui documenti presenti nel sistema.

I log sono utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla sicurezza dei sistemi e delle informazioni, alla prevenzione e gestione degli incidenti, alla verifica del corretto funzionamento della piattaforma, all’assistenza tecnica, alla ricostruzione di operazioni rilevanti e all’adempimento di obblighi normativi o richieste delle Autorità competenti.

La piattaforma non è finalizzata al controllo sistematico dell’attività lavorativa degli utenti. L’eventuale utilizzo delle informazioni raccolte nell’ambito del rapporto di lavoro avviene esclusivamente nei limiti e secondo le condizioni previste dalla normativa applicabile, incluse le disposizioni in materia di protezione dei dati personali e di tutela dei lavoratori.

PROFILI DI ACCESSO E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI

L’accesso alle informazioni presenti nel CRM è regolato attraverso profili e autorizzazioni attribuiti agli utenti sulla base delle rispettive funzioni, responsabilità e necessità operative.

Gli utenti possono accedere esclusivamente alle informazioni necessarie allo svolgimento delle attività loro assegnate e sono tenuti a utilizzare i dati consultabili attraverso la piattaforma nel rispetto delle istruzioni ricevute dal Titolare, degli obblighi di riservatezza e della normativa vigente.

Le credenziali di accesso sono personali e non possono essere cedute, condivise o messe a disposizione di altri soggetti. L’utente è tenuto a custodirle con adeguata diligenza e a segnalare tempestivamente eventuali accessi anomali, compromissioni o utilizzi non autorizzati.

DESTINATARI DEI DATI

I dati personali degli utenti possono essere trattati dal personale del Titolare espressamente autorizzato e, nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività, da fornitori di servizi informatici, hosting, infrastrutture tecnologiche, manutenzione, sicurezza e assistenza applicativa nominati, ove previsto, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.

I dati potranno inoltre essere comunicati ad Autorità pubbliche, Autorità giudiziarie o altri soggetti legittimati a richiederli nei casi previsti dalla legge.

CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati relativi all’account dell’utente sono conservati per il periodo di validità dell’abilitazione alla piattaforma e, successivamente alla sua disattivazione, per il periodo eventualmente necessario al rispetto degli obblighi di legge, alla tutela dei diritti del Titolare e alle esigenze di sicurezza e accountability.

I log di accesso, sicurezza e utilizzo della piattaforma sono conservati per periodi proporzionati alle finalità per le quali sono raccolti, tenendo conto delle esigenze di sicurezza, della natura delle operazioni registrate e degli eventuali obblighi normativi applicabili.

TRASFERIMENTI DI DATI VERSO PAESI TERZI

Qualora esigenze tecniche o organizzative richiedano il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tale trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento UE 2016/679.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti riconosciuti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, tra cui il diritto di accesso ai propri dati personali, di rettifica dei dati inesatti, di cancellazione, di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati ove applicabile e di opposizione al trattamento.

Per informazioni relative al trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento utilizzando i seguenti recapiti: privacy@cesop.it

TUTELE ULTERIORI

Resta salva la possibilità per l’interessato, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del Regolamento UE 2016/679, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o di adire le competenti sedi giudiziarie.